Fechos e diagramação das correspondências oficiais

SandraCeraldi

Conforme o Manual de redação da Presidência da República. 2.ed. rev. e atual. Brasília, 2002, o fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Os 15 modelos que vinham sendo utilizados, oriundos da portaria n° 1 do Ministério da Justiça de 1937, foram revogados pelas Instruções Normativas de 1991 e 2ª edição em 2002, simplificados para somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: 

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:

Respeitosamente,

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:

Atenciosamente,

Os documentos oficiais devem obedecer à seguinte forma de apresentação: 

ü deve ser utilizada fonte do tipo Times New Romande corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé; 

ü  para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings;

ü é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página. Nesse caso, o endereçamento será proposto na primeira página apenas, encerrando o texto com o nome e cargo do responsável na página final; 

ü o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda; 

ü o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura; 

ü o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm; 

ü deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, deixe uma linha em branco; 

ü não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreados, relevos, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;  

ü os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel, assim as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);

ü a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. Impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações; 

ü todos os tipos de documentos do Padrão Ofíciodevem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;

ü dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos.

Bons estudos!

Professora Sandra Ceraldi Carrasco é consultora, especialista em língua portuguesa e autora de livros e periódicos na área. Há mais de 20 anos ministra cursos e palestras com índice recorde de aprovação. Seu mais recente trabalho aborda de forma prática o Acordo Ortográfico. Atualmente é coordenadora de cursos e professora de redação oficial da Academia de Polícia de São Paulo. Contato: professora.sandracarrasco@uol.com.br.