Correspondências oficiais

Conheça melhor o significado de quatro termos bastante utilizados em correspondências oficiais e complemente sua preparação para concursos públicos de diversos órgãos ao mesmo tempo

Sandra Ceraldi
Publicado em 10/06/2015, às 15h15

AVISO é documento expedido exclusivamente por Ministros de Estado para autoridades de mesma hierarquia. Apresenta a mesma estrutura e padrão do ofício que possui finalidade diferente, pois é expedido por qualquer autoridade para servidores da mesma hierarquia ou hierarquia superior e também para particulares. 
EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS é expediente dirigido ao presidente da República ou ao vice-presidente por um ministro para informá-lo de determinado assunto, propor alguma medida ou submeter a sua consideração projeto de ato normativo. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um ministério, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial. Ressalte-se que a exposição de motivos que submetida à consideração do presidente da República em virtude de sugestão de alguma medida ou projeto de ato normativo deve, obrigatoriamente, conter outros elementos: introdução (o problema ou a adoção da medida ou do ato normativo proposto); desenvolvimento (a justificativa da medida ideal para solucionar o problema e as eventuais alternativas existentes para equacioná-lo); e conclusão (apontar a medida que deve ser tomada para solucionar o problema). Deve seguir apenso o formulário, devidamente preenchido, de acordo com o modelo previsto no manual. 
MENSAGEM é o instrumento de comunicação oficial entre os chefes dos Poderes Públicos e deve conter: indicação do tipo de expediente e de seu número, horizontalmente, no início da margem esquerda (ex.: Mensagem nº 118); vocativo, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário, horizontalmente, no início da margem esquerda (ex.: Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal); o texto, iniciando a 2cm do vocativo; o local e a data, verticalmente a 2cm do final do texto, e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita.
CORREIO ELETRÔNICO (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se a principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial. O campo assunto do formulário de correio eletrônico deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar pedido de confirmação de recebimento. Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
Bons estudos!
Professora Sandra Ceraldi Carrasco é consultora, especialista em língua portuguesa e autora de livros e periódicos na área. Há mais de 20 anos ministra cursos e palestras com índice recorde de aprovação. Seu mais recente trabalho aborda de forma prática o Acordo Ortográfico. Atualmente é coordenadora de cursos e professora de redação oficial da Academia de Polícia de São Paulo. Contato: professora.sandracarrasco@uol.com.br.

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